CIRCULAR INFORMATIVA 41/2020
LIBROS REGISTRO DE FACTURACIÓN EXPEDIDA, RECIBIDA Y BIENES DE INVERSIÓN PARA PERSONAS JURÍDICAS (PARTE 1)
Pasamos a recordarles la Orden HAC/773/2019 por la que se regula la llevanza obligatoria de los nuevos libros registros de facturación de actividades empresariales y profesionales.
Para las Actividades Empresariales se utilizarán los siguientes libros:
- Libro Registro de ventas.
- Libro Registro de compras y gastos.
- Libro Registro de bienes de inversión.
LIBRO REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
1. En el libro registro de ventas, se anotarán, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad, que deberá contener la siguiente información:
a) Autoliquidación: Ejercicio y Periodo.
b) Actividad: Tipo y Epígrafe
c) Tipo de Factura
d) Fecha de Expedición y Fecha de Operación.
e) Identificación de la factura: Serie, número y número final.
f) NIF Destinatario: Tipo, Código País e Identificación.
g) Nombre Destinatario.
h) Clave de Operación (Solo facturas con Criterio de Caja).
i) Total Factura.
j) Base Imponible.
k) Tipo de IVA.
l) Cuota IVA Repercutida.
m) Tipo Recargo Equivalencia.
n) Cuota Recargo Equivalencia.
2. Cuando se trate de facturas expedidas en las que no sea preceptiva la identificación del destinatario, será posible realizar un asiento resumen diario de la venta realizada en el día, en el que habrá que hacer constar:
a) Los números inicial y final de las facturas.
b) La fecha de expedición de las facturas.
c) Referencia a que se trata de un asiento resumen de facturas expedidas.
3. Deberán anotarse por separado las facturas rectificativas, de la misma forma que se ha indicado previamente.
LIBRO REGISTRO DE COMPRAS Y GASTOS
1. En el libro registro de compras y gastos, se anotarán, la totalidad de la facturación recibida derivada del ejercicio de la actividad, que deberá contener la siguiente información:
a) Autoliquidación: Ejercicio y Periodo.
b) Actividad: Tipo y Epígrafe
c) Tipo de Factura
d) Fecha de Expedición y Fecha de Operación.
e) Identificación de la factura: Serie, número y número final.
f) Número de Recepción.
g) Nif Expedidor: Tipo, Código País e Identificación.
h) Nombre del Expedidor.
i) Clave de Operación (Solo facturas con Criterio de Caja).
j) Total Factura.
k) Base Imponible.
l) Tipo de IVA.
m) Cuota de IVA soportada.
n) Cuota Deducible.
2. Igualmente, deberán anotarse por separado las facturas rectificativas, de la misma forma que se ha indicado previamente.
3. Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor.
LIBRO REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN
1. En el libro registro de bienes de inversión se registrarán, debidamente individualizados, los elementos patrimoniales afectos a una actividad empresarial o profesional. Se anotarán cada bien de forma individualizada, indicando la siguiente información:
a) El número de factura.
b) La fecha en que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.
c) La descripción del bien con indicación de todos aquellos datos que permitan su perfecta identificación.
d) El nombre y apellidos o razón social del proveedor/acreedor y número de identificación fiscal (NIF/CIF).
e) El valor de adquisición, así como el valor amortizable del elemento patrimonial.
f) El método de amortización aplicable.
g) El porcentaje de amortización aplicado cada período impositivo, así como la cuota de amortización resultante.
h) La amortización acumulada.
Cuando alguno de estos elementos de Bienes de Inversión, se vayan a dar de baja, habrá que anotar el motivo y la fecha de dicha baja.
Para las Actividades Profesionales se utilizarán los mismos libros de facturación, añadiendo un cuarto libro que será el Libro Registro de provisiones de fondos y suplidos.
LIBRO REGISTRO DE PROVISIONES DE FONDOS Y SUPLIDOS
1. En el libro registro de provisiones de fondos y suplidos se anotarán, con la debida separación:
a) El número de la anotación.
b) La naturaleza del movimiento: provisión de fondos o suplidos.
c) Las fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.
d) El importe de los mismos.
e) El nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal del pagador de la provisión o perceptor del suplido (NIF/CIF).
f) El número de la factura en el que se refleje la operación.
REQUISITOS FORMALES DE LOS LIBROS REGISTRO
Todos los libros registros mencionados en esta orden deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todo caso, por trimestres y años naturales.
Los contribuyentes que realicen varias actividades, deberán llevar libros independientes para cada una de las actividades.
La AEAT tiene publicado en su web un formato tipo de libros registros. La puesta a disposición de este formato de libros trata de asistir en el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales registrales y pretende ofrecer seguridad jurídica y certeza en el contenido mínimo que pueda exigirse sobre los mismos en un procedimiento tributario.
A continuación les indicamos el link de descarga, en formato Excel, de los libros registro de facturación que propone la Agencia Tributaria:
Este archivo Excel es un ejemplo que engloba toda la casuística de todas las actividades, por lo que dispone de muchas columnas de información, debiéndola adaptar a las necesidades de cada actividad y contribuyente.
PLAZO PARA LAS ANOTACIONES REGISTRALES
Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán hallarse asentadas en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar las declaraciones trimestrales.
OBLIGACIÓN DE CONSERVACIÓN Y PUESTA A DISPOSICIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE FACTURAS Y DEMÁS DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LAS OPERACIONES ANOTADAS EN LOS LIBROS REGISTROS
De conformidad con lo establecido en el apartado 1 del artículo 68 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, los contribuyentes de este Impuesto estarán obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones, gastos, e ingresos de cualquier tipo que hayan sido objeto de reflejo en los libros registros establecidos en la presente orden, y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto, a excepción de las factura de Bienes de Inversión que se deberán conservar mientras los elementos estén en uso.
Todas las sociedades tienen obligación de realizar la contabilidad con arreglo al Plan General Contable, por lo que entendemos que los programas de contabilidad están preparados para obtener estos listados tal y como indica la Agencia Tributaria.