CIRCULAR INFORMATIVA 36/2021
PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
A continuación pasamos a comentarles cuales son los distintos plazos legalmente previstos de conservación de documentación, tanto para Empresarios y Profesionales como para Sociedades.
SEGÚN NORMATIVA FISCAL (Arts. 66 a 70 LGT)
La normativa fiscal establece un plazo de prescripción de 4 años. El plazo de prescripción empieza a contar a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de presentación voluntario del Impuesto sobre Sociedades, es decir, que el Impuesto sobre Sociedades del año 2017 que se presentó el 25/07/2018, empezaríamos a contar desde el día 26/07/2018, y por tanto, hasta el 26/07/2022 no habrá prescrito.
Las Facturas de Elementos de Inmovilizado, deben conservarse durante todos los ejercicios en los que los elementos estén de alta en la empresa y los 5 años siguientes.
Cualquier otro documento de transcendencia fiscal, como por ejemplo, un contrato de arrendamiento que tenga una duración de 5 años, habrá que añadir 5 años más a la fecha de terminación del mismo.
Supuesto de Bases Imponibles Negativas de las Sociedades. En el caso que la sociedad tenga Bases Imponibles Negativas pendientes de compensar, deberá conservar toda la documentación acreditativa de ese año, durante al menos 10 años, plazo del que dispondrá Hacienda para comprobar la procedencia de dichas partidas compensables.
Pasados esos 10 años, únicamente tendremos obligación de conservar la Contabilidad (no las facturas), el Impuesto sobre Sociedades y las Cuentas Anuales de los años que tengan las Bases Imponibles Negativas.
SEGÚN LA NORMATIVA CONTABLE (Art. 30 del Código de Comercio)
La documentación contable de un ejercicio debe conservarse durante el plazo de 6 años desde la fecha del último asiento realizado en libros. Esto quiere decir, que la documentación del año 2015 deberá conservarse hasta el 31 de diciembre de 2021.
SEGÚN LA NORMATIVA LABORAL (Art. 21 de la Ley de Infracciones y Sanciones de Orden Social)
Toda la documentación en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones, los registros de jornada, los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios, así como toda la documentación de carácter contractual, deberá conservarse durante un plazo de 4 años desde el fin de la relación laboral con el trabajador.
Si estos plazos de prescripción se viesen interrumpidos por cualquier tipo de actuación de la Administración Tributaria o de la Tesorería General de la Seguridad Social, estaríamos obligados a contar de cero desde el momento de la interrupción.
Muchos de los documentos comentados en esta circular se encuentran relacionados entre las distintas materias de Fiscalidad, Contabilidad y Laboral, por lo que nuestra recomendación es conservar la documentación durante un periodo mínimo de 6 años. En el caso de Sociedades, aquellas que tengan Bases Imponibles Negativas, deberán conservar la documentación durante un periodo mínimo de 10 años.